庆祝25周年:海德堡水泥公司档案

存档吗?那到底是什么?听起来尘土飞扬!

25年前，互联网刚刚开始广泛使用。从那时起，许多知识已经向公众开放。但是，在许多情况下，相同的资料仅仅被复制了数千次。有效性和真实性是根据信息的排名来提供的——也就是说，通过赞助和计算点击量。但是任何想要在网上找到原始信息来源的人都很难做到。

问题:“原作在哪里?”答案是:“在档案馆里!”档案主要保存原始文件和独特的信息来源，这正是我们需要它们的原因。它们允许我们无限期地保留我们的传统，因此我们可以在任何时候依靠真实、可靠、专有的文档。

为了让我们找到我们要找的东西，档案必须根据档案系统进行组织，并且必须有保护措施，以确保多年的可读性。无论数据格式是模拟的还是数字的，源材料都必须保存，尽管方式不同。在前一种情况下，我们必须尽量减少纸张因处理和酸腐蚀而腐烂。在后者中，我们必须采取适当的步骤来保持数字文档的不损坏和永久可读。

但是这样的花费值得吗?哪些资源会延续到未来?

我们经常听到:“It's great that .HeidelbergCement消耗资源来维护公司档案。”但是，令人惊讶的是，存档并不需要我们简单地消耗资源。正确的尺寸和操作，它是一个经济上可行的操作本身。

专业的信息管理，优化的存储和深思熟虑的数字归档策略，防止冗余流程，提高效率，并帮助其他人专注于他们的工作要点。一个妥善管理的档案是为自己买单的——其方式并不总是直接可测量的，但从长期来看肯定是显而易见的。例如，考虑保护产权、合同文件、技术诀窍或商业秘密。

“把未来放在心上，把过去记录在案。——查尔斯·莫里斯·德·塔列朗(1754-1838)

这听起来可能很简单，但鉴于在数字数据库中专门使用数字文档和存储信息的趋势日益增长，这一建议正变得越来越难以遵循。而且这些很少被组织成数字文件。相反，我们面临着广泛分散的文档存储，没有任何描述性和可搜索的元数据。开发解决方案和组织流程来解决这一现实将是档案馆未来的主要任务之一。

档案有它自己的历史

HC公司档案的起源可以追溯到60年前。1961年3月16日，会计部门向所有工厂发出通知，要求他们将有历史价值的记录送到公司总部。188bet金宝搏即使这样，在收到任何材料之前，也必须发出几次提醒。其结果是一系列出版物和个人文件。

1996年，在雷曼工厂成立100周年之际，公司决定建立一个专业档案馆，同时负责周年展览和公司博物馆。该项目最终在当年4月15日开始成型，30个装满文件的移动盒子被放入档案馆。从那时起，整个档案馆总共不得不移动了四次，以满足日益增长的空间需求。

由于海德堡水泥的许多生产基地曾经是独立的公司，提交给档案馆的材料也非常多样化。许多地方的第一反应是:“我们没有档案馆的东西。”然而，在评估现场情况时，通常会发现大量重要信息和文件。

关于档案工作的交流是一个永无止境的过程，工作往往必须从头开始。有时，这需要在炎热的夏天清理满是灰尘的阁楼，或者在梅茵河被洪水淹没后清理文件窖。其他时候，根本没有任何记录，因此必须从其他档案中汇编替代记录。文件一到，工作才真正开始。这些记录必须输入数据库，并转移到档案质量、无酸包装中。

但是，25年后，很明显，这项工作得到了回报。几乎每天，我们都会收到关于公司和整个行业信息的请求。这些问题非常多样化，涵盖了从家庭关系到公司，到场地和建筑的信息，再到关于混凝土艺术作品的问题。令人惊讶的是，我们几乎总是能在我们的档案中找到一些东西。这些问题激发了我们的灵感，收集到的反馈流入到评估未来档案馆藏的流程中。该档案馆还出版了自己的期刊，“海德堡Portländer”，重点介绍了对该公司历史的研究。今天，大多数感兴趣的各方通过该出版物找到了与我们联系的途径。

可持续档案

随着移动到位于海德堡的新总188bet金宝搏部，档案馆还接管了公司注册和临时档案馆的责任。虽然对象收集仍然保留在莱曼的旧档案馆，但文件持有已根据贝尔原则重新安排。贝尔原则是一种以获取日期为基础的数字流通程序。档案材料被预先分类为更小的单元，然后在搜索辅助中引用主题分类。档案可以随时扩展，而不需要重新排列材料。这消除了不断重新调整文件的需要，也意味着在档案架上不需要为将来的材料留出任何空隙。档案构造根据来源和主题在数据库中虚拟映射。通过将档案文件极其密集地包装在不同厚度的立箱中(空间利用率约为。95%)。

新档案馆没有安装空调;只有在气候条件明显偏离目标值的情况下，才能使用通风系统。这些措施确保了长期低运营成本和尽可能低的能源消耗。墙体的额外密封和绝缘从外部被动地保持温度和相对湿度在任何时候都接近目标值。

在数字世界，可持续性仍然是一个陌生的概念:许多文档需要多次备份，需要不必要的存储空间，这会消耗硬件资源和能源。大量的工作时间也被浪费了，因为很多流程都是冗余的。因为人们并不总是知道他们可以安全地删除什么，所以没有什么会被删除。而且，最终会有丢失一切的风险，因为迁移到新系统的成本太高，格式过时，或者全文搜索不再产生合理的结果。但归档的工作方式恰恰相反:在彻底评估后，我们只归档最重要的文件，删除所有不必要的文件。然后，添加位置引用以便快速访问。

未来的任务

海德堡水泥公司已经非常迅速地实现了几乎无纸化的办公流程。这需要进行几次迁移，并进行大量的删除和转移到公司档案中，因此从组织的角度来看，纸质记录现在基本上是完整的。因此，今后的主要任务将在于始终使用文件管理系统，以及从Windows文件夹中评估和迁移文件。